Організація діловодства та архівної справи

УЗАГАЛЬНЕННЯ

стану організації діловодства та  архівної справи в

 Баришівському районному суді Київської області

у першому півріччі 2013 року

 Організація судочинства здійснюється відповідно до Законів України: «Про судоустрій та статус суддів», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про звернення громадян», Інструкцією з діловодства  та Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Відповідно Закону України «Про судоустрій та статус суддів», організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату суду.

Наказом № 42 від 30 серпня 2004 року Затверджені Правила внутрішнього трудового розпорядку працівників суду.

       Розпорядок робочого дня визначений відповідно до Наказу № 42 від 30 серпня 2004 р.

Визначено:

-         початок робочого дня о 8 год. 00хв;

-         обідня перерва з 12 до 13 год. 00 хв.;

-         кінець робочого дня о 17 год. 00 хв., а у п’ятницю о 16 год. 00 год.;

-         вихідні дні – субота, неділя.

Розпорядок робочого дня доведений до відому відвідувачів суду та розміщений у вестибулі першого поверху суду.

             Обов’язки між суддями розподілені  автоматизованою системою.

            Справи  щодо неповнолітніх  в суді розглядає суддя Литвиненко О.Л., яка має великий досвід суддівської роботи. Про це є відповідний наказ голови суду. З даним наказом суддя ознайомлена.

             Обов’язки між працівниками суду  в цілому закріплені посадовими інструкціями. Головою суду та керівником апарату видаються відповідні накази та доручення щодо покладання обов’язків на працівників суду, які не передбачені їх посадовими інструкціями. Дані накази доводяться до відома працівників суду і виконуються відповідно до чинного законодавства і в строки, передбачені даними дорученнями.

            Прийом громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства ведеться особисто  головою суду відповідно до Закону України «Про звернення громадян» і відображаються в журналі обліку особистого прийому громадян.

            Особистий прийом громадян проводиться в середу та п’ятницю.

            Розгляд звернень (скарг),  що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства реєструються в Журналі вхідної кореспонденції, виставляється в картці. На кожну заяву і скаргу заводиться окреме провадження, де зазначається номер відповідно до обліково - статистичної картки. Результати перевірки скарги та копія відповіді заявникові містяться в провадженні.

            Після реєстрації пропозицій, заяв, скарг  в той же день передаються на  розгляд голови суду, який встановлює строк їх вирішення і дає конкретні вказівки виконавцям.

Відповідно до резолюції голови суду старший секретар суду передає заяву або скаргу виконавцеві не пізніше як на другий день під розписку в обліково-статистичній картці.

Пропозиції, заяви і скарги після їх вирішення знімаються  за резолюцією голови суду.

            Звернень, щодо порушення службових обов’язків та неетичної поведінки суддів до суду в 2012 році не надходило.

             Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв’язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються  старшим секретарем суду, а потім  передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов’язків.

          Старший секретар суду у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт  у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур’єра (кур’єром) здійснюється за пред’явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, скарги та інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються  старшому секретарю суду для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для розгляду.

Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду „Отримано”, зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках за формами .

У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування на вимогу учасників судового процесу інформаційних запитів відповідно до алфавітних покажчиків.

Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду згідно з кримінальним судочинством, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках.

Матеріали судового контролю за законністю процесуальних дій і рішень органу дізнання, слідчого, прокурора: подання органу дізнання, слідчого, прокурора про обрання запобіжного заходу у вигляді взяття під варту чи його скасування, заміну запобіжного заходу на взяття під варту, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи тощо; скарги на дії та рішення органу дізнання, слідчого, прокурора (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи, про порушення чи закриття кримінальної справи тощо) – реєструються в обліково-статистичних картках на справу з поданням органу досудового слідства, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та постанови та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються при попередньому розгляді або при розгляді кримінальної справи в суді.

Подання, заява, клопотання, що надійшли в суд у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, реєструються в обліково-статистичних картках на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах  та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах. В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання, заява, подання.

Цивільні справи, позовні заяви, скарги окремого провадження, заяви, що виникають з адміністративно-правових відносин, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ.

Цивільна справа, позовна заява, скарга окремого провадження, заява, що виникає з адміністративно-правових відносин, реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на цивільну справу, позовну заяву, заяву, скаргу  та алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем і позивачем. У разі об’єднання зустрічних позовів уносяться записи до відповідних обліково-статистичних карток.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження та в справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, ведеться як за скаржником, заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним – і за прізвищем цього громадянина; про оскарження рішень виборчих комісій – і за найменуванням виборчої комісії тощо).

Усі подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах  і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

            Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

             Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік відповідних індексів.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року.

Заяви, скарги, справи приймаються упродовж робочого тижня на протязі дня.

            При веденні діловодства суди керуються:

-      Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом ДСА України 27.07.2006 року за № 860/12734 із змінами і доповненнями;.

- методичними рекомендаціями з питань роботи загальних місцевих судів області;

- Законами України: «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про звернень громадян», «Про судоустрій та статус суддів».

Порядок звернення до виконання рішень, постанов, вироків суду регламентується Цивільно-процесуальним, кримінально-процесуальними кодексами.

Відповідно ЗУ «Про судоустрій та статус суддів», збори в Баришівському районному суді скликаються головою суду та керівником апарату суду у міру необхідності.  У першому півріччі 2013 році було проведено збори суддів та оперативні наради суддів та працівників суду.

Проведення зборів та оперативних нарад занесено до протоколів.

Питання виконавської дисципліни знаходиться на першому плані контролю голови суду.

Щоквартально на оперативних нарадах щодо стану виконавської дисципліни, суворо вказується на недопустимість несвоєчасного виконання доручень керівних органів, а виконавців попереджено  про дисциплінарну  та кримінальну відповідальність у разі безвідповідального ставлення до поставлених завдань.

У Баришівському районному суді Київської області відповідальність за організацію архівної справи покладена на голову суду, а за її ведення – на архіваріуса.

Згідно Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду,  наказом голови суду створено постійно діючу експертну комісію, розглянуто номенклатуру справ і документів, узгоджено перелік справ  із зазначенням строків їх зберігання, складено річний план роботи експертної комісії, завідуючою архівом складено графік здачі до архіву суду документів і справ на поточний рік, зміст якого доведено до секретарів канцелярії та старшого секретаря суду.

Архів знаходиться на першому поверсі Баришівського районного суду в пристосованому ізольованому приміщенні з відповідними умовами: санітарний, температурний і, стелажами, шафами,  системою обліку архівних документів.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних номерів, зв’язані у пачки: кримінальні  - по десятках, інші – по сотнях.

Видача справ з архіву здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови  суду.

Справи, які повертаються до архіву після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка її повертає. Випадків виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження у першому півріччі 2013 року не значилося.

Голова суду:                                  О.Д.Лисюк